Beneficios de mantenerse ordenado en el trabajo

Cuando hablamos de ordenar siempre pensamos en un armario, en una cocina o una casa entera, pero casi nunca nos viene a la mente nuestra mesa de trabajo o nuestro puesto de trabajo, pero tal y como he comentado en otras ocasiones, el orden físico y el orden mental están conectados, y eso también es válido para todo aquello que está relacionado con nuestro mundo laboral.

De hecho, creo que una vez adoptamos la filosofía del orden en nuestra casa, tiene un efecto dominó al resto de nuestras áreas de vida. Al llevar el orden a nuestro hogar, experimentamos de primera mano los beneficios de ésta filosofía, y empieza a extenderse como un virus por el resto de las áreas de nuestra vida: nuestro despacho, nuestra oficina, y luego el proceso es imparable, para conseguir ordenar nuestra mente e incluso nuestra vida.

Independientemente organicemos o no nuestra casa, creo que no deberíamos olvidar nuestro puesto de trabajo, mantener buenos hábitos de organización tiene importantes beneficios:

1. Nos ayuda a mejorar nuestra productividad.

Si nos mantenemos organizados, ahorramos tiempo buscando cosas, lo que nos permite tener más tiempo para dedicar a otras tareas más importantes.

Se dice que un trabajador medio pierde una hora diaria buscando cosas, lo que es lo mismo 6 semanales laborables perdidas al año.

Esa organización, por otro lado, hace que el flujo de comunicación entre todo el equipo de trabajo sea mucho más fluida, y eso conlleva mejores resultados.

2. Reduce nuestro nivel de estrés.

Debemos buscar un documento de hace tiempo, si todo está bien organizado, clasificado y etiquetado debería ser coser y cantar, por el contrario, si nuestro archivo no tiene un patrón claro de orden, deberemos dedicarle demasiado tiempo, provocando un estrés que acabará pasando factura.

3. Siempre llegaremos a tiempo a todo.

Una buena organización de nuestra agenda nos aportará puntualidad. Si asignamos correctamente el tiempo que debemos dedicar a las tareas a llevar a cabo, no nos excedemos y lo cumplimos, evitaremos perder la noción del tiempo en alguna de las tareas, lo que puede hacer que lleguemos tarde a alguna reunión, visita o simplemente no nos permite acabar con los objetivos del día.

4. Mejora nuestra concentración.

Mantener una mesa de trabajo limpia y ordenada, eliminando todo aquello que pueda distraernos, aumentará nuestro nivel de concentración.

En ella sólo deberíamos tener lo que podamos necesitar: ordenador, bolígrafo, un bloc de notas, agua y poco más, aunque a mí siempre me gusta añadir una planta, se dice de ellas que ayudan a mantener la mente activa y motivada, y además dan sensación de sosiego. El resto si no lo necesitamos, deberíamos buscarle un cajón o un armario, pero encima de la mesa no deberíamos tenerlo. Por cierto, recuerda, es imprescindible una buena silla.

5. Cumpliremos los plazos.

Se nos acumulan tareas, una detrás de otra, porque no hemos realizado una buena programación de nuestra agenda, o perdemos mucho tiempo en encontrar las cosas o nuestro nivel de concentración es muy bajo, esto puede hacer que olvidemos pequeñas tareas, de alguna fecha límite o de alguna reunión.

6. Nos dará una imagen más profesional.

Realmente llegar al despacho de cualquier profesional y ver una mesa llena, desordenada, con pilas de papeles apilados, esparcidos por cualquier lugar no es la mejor carta de bienvenida. Aunque puede dar la imagen de que nos encontramos ante un profesional muy ocupado, también podemos pensar que es alguien que carece la capacidad de saber gestionar todo lo que le llega.

Conclusión, acumular cosas puede dar la imagen de un gran trabajador, pero para nada lo debemos relacionar con la productividad. Tampoco creo que sea la mejor carta de presentación, ni para los clientes ni para los colaboradores.

Una oficina bien planificada y bien organizada ofrece lo mejor de todos los mundos: conveniencia, comodidad y esa imagen profesional que nos impulsa a tener éxito.