¿Optimizas tu día?

No sé si eres de los que lo optimizas o no, pero deberíamos tener presente que para hacerlo es imprescindible limitar y asignar un tiempo real para cada una nuestras tareas diarias.

Esta vez mi afirmación no es gratuita, hay una ley que lo demuestra «Ley de Parkinson», según ésta: «el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización». Mi traducción a esta ley sería: si tenemos todo el tiempo del mundo para hacer algo, sin acotarlo al tiempo real que debería llevarnos hacerlo, acabamos haciéndolo tomando mucho más tiempo del que necesitaríamos.

Me explico …

No os ha pasado nunca que cuánto más tiempo tienes para hacer algo, más fácil es que al final te falte eso, tiempo. A mí me pasaba infinidad de veces cuando estudiaba: cuánto más tiempo tenía para hacer un trabajo o para estudiar un examen, más justa llegaba, porque me entretenía, quería hacerlo tan perfecto que me perdía por el camino, y de repente me daba cuenta que ya estaba encima la fecha y que había progresado muy poco.

O al revés, si tenía poco tiempo o mucho más acotado, sabía organizarme mucho mejor y no me perdía en banalidades.

Deciros, si queremos llevar a cabo las tareas que tenemos planificadas al día sin que el tiempo se nos coma, deberíamos:

     
  1. Conocer el tiempo real que nos lleva hacer esa tarea.
  2.  
  3. Definir ese tiempo real como el tiempo que debemos asignarle.
  4.  
  5. Mirar si es o no posible encajarla dentro de nuestro planning diario, sin que esto represente comernos el tiempo de otras tareas. Este ejercicio hará que seamos más conscientes de lo que realmente nos es posible hacer cada día sin sentirnos abrumados por no poder haber llegado a todo.

De todos modos a todo lo que os acabo de explicar, habría que hacer una pequeña precisión y para ello, deberíamos preguntarnos ¿a que llamamos «tiempo real»?.

Me explico …

Seguro que si ahora nos preguntamos cuánto tiempo tardamos en hacer muchas de las cosas cotidianas que hacemos cada día, no tendremos ni idea o como mucho, una vaga o imprecisa noción del tiempo real que invertimos en hacerlas: simplemente lo que hacemos es llevar a cabo la tarea y cuando ésta está hecha pasamos a la siguiente.

Un ejemplo muy simple. Cuando nos preguntan cuánto tiempo tardamos en ir a un sitio que tenemos cerca, solemos decir: «en cinco minutos llego». Puede que sean 5′ reales, pero lo más seguro es que sean más. Sales de casa, cierras la puerta, bajas a la calle, te desplazas (son los 5′ que decimos), entramos en el lugar donde debamos ir, subimos, si lo sumamos al final serán 15′, 10′ más de lo que en nuestra cabeza tenemos planificado.

Es crucial saber cuánto tiempo tardamos aproximadamente en hacer las cosas, para poder asignar espacios de tiempo reales para las tareas a llevar a cabo. Si no lo hacemos es fácil que acabemos tomando un poco de tiempo extra, y si esto lo hacemos para todas y cada una de las tareas que realizamos al día, al final, esas pequeñas cantidades de tiempo extra se van sumando hasta que al final acabamos abrumados porque nos ha sido imposible hacer todo lo que teníamos planificado hacer en nuestro día.

Hacer las cosas sin morir en el intento, significa saber administrar los tiempos reales de nuestras tareas.

Por ello, para aprovechar al máximo nuestro tiempo, es crucial saber aproximadamente cuánto tiempo tardamos en hacer las cosas, que además nos ayudará a planificar el día para que sea más realista y podamos sentir que realmente hemos logrado algo.

Recuerda!! Deberíamos comenzar a administrar los tiempos de nuestras tareas para que nuestras tareas no nos administren a nosotros.